Je bent een keer op Fristileaks of Whiskyleaks geweest. Of misschien wel een paar keer. Nu wil je meer: je wilt bij de harde kern horen, je wilt plezier voor je medemens scheppen of je hebt gewoon even niks te doen. Kortom: jij gaat de volgende Fristileaks of Whiskyleaks organiseren.

Dit is een handleiding om Fristileaks of Whiskyleaks te organiseren. Het is geen definitieve instructie. Niets verplicht je om het zo te doen. Ik weet alleen dat dit werkt.

tl;dr

Fristileaks of Whiskyleaks organiseren is niet veel werk. Je hoeft niemand toestemming te vragen. Zorg voor een (ook met OV) bereikbare locatie in het midden van het land, anders komen mensen niet. Verzamel een klein kernteam om beslissingen mee te nemen (datum, programma, locatie), volledig democratiseren werkt niet.

(tl;dr staat voor ‘too long; didn’t read’ en geeft de hoofdboodschap van een stuk aan.)

Stap 1: medestanders zoeken

Je hebt besloten dat er een Fristileaks moet komen. Of misschien vind je Fristi voor watjes en moet er juist whisky worden gedronken. Het is allemaal aan jou! Toch is het handiger om een klein team van mensen (2-3) te hebben die samen met jou de organisatie op zich nemen. Samen is het gemakkelijker om promotie voor jullie event te doen, je kent meer geschikte sprekers en je hoeft niet al het werk alleen te doen. Zorg dat mensen weten dat ze in het kernteam zitten.

Misschien vind je het niet zo democratisch om met een onverkozen kernteam te werken. Je kunt natuurlijk een Liquid Feedback-server opzetten om te stemmen over het programma, de locatie en de datum. Het blijkt echter dat de meeste deelnemers daar niet op zitten te wachten. Omdat zowel Whiskyleaks als Fristileaks door iedereen georganiseerd kan worden, is het prima om voor een gegeven editie met een klein clubje te werken.

Stap 2: locatie zoeken en datum prikken

Zoek een locatie voor je een datum prikt. Het voelt misschien logisch om eerst een datum te kiezen en dan pas een locatie. Locaties zijn echter lastige dingen: je vindt er niet zomaar een, en vaak is de beschikbaarheid datumgebonden.

Zoek een locatie die voor iedereen goed bereikbaar is. Dat betekent meestal: midden in het land, bijvoorbeeld Amsterdam of Utrecht. Bereikbaarheid per OV is belangrijker dan met de auto. Als je ergens met OV lastig komt, komen mensen zonder auto niet. Als je ergens alleen met de auto lastig komt, klagen automobilisten wat of komen ze alsnog met het OV.

Voor de meeste mensen is doordeweeks handiger dan in het weekend. Begin de avond na het avondeten (bijvoorbeeld om half acht), anders haal je jezelf nog veel meer gedoe op de hals.

Heb je eenmaal een locatie, prik dan een conceptdatum en vraag een paar mensen of ze dan kunnen. Dan kun je daarna nog schuiven. Een definitieve datum is lastiger te verplaatsen.

Bij iemand thuis

Voordelen:

  • Gratis
  • Volledige vrijheid in regelen van catering

Nadelen:

  • Soms slecht bereikbaar
  • Lastig te vinden (mensen willen niet allemaal vreemden in hun huis)
  • Alle faciliteiten (beamer e.d.) zelf regelen

In een bedrijfspand

Voordelen:

  • Gratis
  • (Meestal) volledige vrijheid in regelen van catering
  • Vaak met auto goed bereikbaar
  • Faciliteiten zoals beamer meestal inbegrepen

Nadelen:

  • Vaak niet zo sfeervol
  • Niet altijd goed bereikbaar met OV

In een café

Voordelen:

  • Altijd beschikbaar
  • Goed bereikbaar
  • Faciliteiten zoals beamer soms inbegrepen

Nadelen:

  • Betaald als je een eigen zaal wilt
  • Catering is niet vrij (= duur voor deelnemers)

Stap 3: programma invullen

Fristileaks of Whiskyleaks is al vrij gezellig als het alleen een borrel is. Je kunt de avond echter een heel eigen karakter geven met een paar sprekers. Elke Fristileaks of Whiskyleaks heeft genoeg interessante mensen onder de deelnemers die een verhaal willen vertellen aan de aanwezigen.

Dring er bij de sprekers op aan dat hun verhaal inhoudelijk blijft, en niet over hun organisatie hoeft of hoort te gaan. Willen ze toch heel graag hun bedrijf promoten, beperk dit deel dan tot een slide.

Boek de avond niet te vol, en maak de praatjes niet te lang. Een praatje van twintig minuten is prima. Dertig minuten is al echt lang. Twee sprekers is al zat, meer dan drie is te veel.

Stap 4: inschrijvingen regelen

Zorg voor een plaats waar mensen zich kunnen inschrijven voor het evenement. Voor eerdere edities werkte een openbaar document dat samen te wijzigen is goed. Dat kun je bijvoorbeeld gratis hosten op Etherpad.net (soms down) of Piratepad.nl.

Maak in het document duidelijk waar het evenement (ongeveer) plaats zal vinden en wanneer het is. Geef mensen de mogelijkheid om zich in te schrijven onder een alias - niet iedereen heeft de vrijheid zich met naam en toenaam kenbaar te kunnen maken op internet.

Wil je aanvullende regels instellen, zet die dan ook in het inschrijfdocument. Aanvullende regels kunnen gaan over het gedrag van deelnemers (bijv. breng geen rode wijn mee vanwege het tapijt), journalisten (bijv. welkom maar alleen onder Chatham House Rule) of andere zaken (bijv. maximaal aantal aanmeldingen).

Stap 5: promotie

Als alles verder besloten en voorbereid is, start de promotie. Twitter is hiervoor het geëigende medium, al zijn er vast ook mensen die je via e-mail uitnodigt. Vertel mensen dan ze de link naar de inschrijving ook zelf aan collega’s en vrienden mogen verspreiden.

Zijn er mensen die je er zeker bij wilt hebben, vraag die dan heel vroeg (misschien al van tevoren). Het is niet elegant als het kernteam uitzonderingen maakt op het maximale aantal deelnemers voor hun eigen vrienden.

Houd de inschrijfpagina in de gaten - er zullen, naast inschrijvingen, ook vragen binnenkomen van mensen. Mensen zullen hun eigen voorstellen of wensen hebben. Overleg met hen wat er - gegeven de locatie - mogelijk is.

Stap 6: de avond zelf

Tijdens de avond zelf valt er weinig te regelen. Mensen zijn vaak handig genoeg om zichzelf te bedienen. Houd in gedachten dat er onder de deelnemers volslagen onbekenden kunnen zitten, en bereid je locatie daar ook op voor. Laat geen waardevolle zaken slingeren, sluit ruimtes die mensen niet mogen betreden af en spreek mensen aan op ongewenst gedrag. Voor zover ik weet zijn er nog geen slechte ervaringen geweest met Fristileaks- of Whiskyleaks-deelnemers, maar dat houden we ook graag zo.

Vergeet vooral niet te genieten.